Sistema Financeiro para Salão de Beleza

Em poucas palavras um sistema é um software que automatiza tarefas e processos, registrando dados de pagamentos, de clientes e fornecedores em um só lugar. Em resumo um sistema financeiro para salão de beleza é responsável por tornar o seu trabalho mais seguro e tranquilo.

Existem no mercado as opções off-line. Quem utiliza uma solução off-line pode ter dificuldades para dar manutenções e atualizar funcionalidades. Saiba mais sobre este modelo de sistema no artigo Diferenças entre os modelos de sistemas de belezas. Além disso, tem o fato da segurança de suas máquinas, quaisquer problemas nelas põem em risco a segurança de seus dados e informações.

Programas on-line são mais práticos. Primeiro pelo fato de você conseguir acessá-lo de qualquer lugar, bastando uma boa conexão de internet. O backup em nuvem é outro ponto positivo, onde todas as informações são armazenadas automaticamente com segurança. E sem falar das atualizações, que são instantâneas.

Vale destacar essa diferença: Sistema financeiro versus Sistema de Caixa para Salão de Beleza.

São funcionalidades diferentes e portanto sistemas distintos. É comum vermos nossos concorrentes venderem seu sistema de caixa como sendo um sistema financeiro para salão de beleza.

Primeiro, um sistema de caixa diz respeito à gestão do fluxo do caixa, ou seja:

1. Abertura do Caixa
2. Fechamento do Caixa
3. Entradas de vendas de serviços e produtos
4. Pagamentos em cache

Estas quatro funcionalidades resume bem o que é o caixa.

E um Sistema financeiro para Salão de Beleza:

1. Gestão do Fluxo do Caixa (todas as quatro funcionalidades acima)
2. Recebimentos
3. Pagamentos
4. Gestão das Contas
5. Gestão dos Cartões de Créditos
6. Consolidação bancária

Veja que um sistema financeiro é muito mais completo do que apenas a gestão do seu caixa, estamos falando de uma gestão de todas as contas da empresa e de todos os pagamentos e recebimentos.

A primeira gestão a ser feita dentro do sistema financeiro para salão de beleza, são as entradas ou recebimentos.

Claro, um bom sistema para salão de beleza, é integrado à sua agenda, isso quer dizer que as todas vezes que você fecha uma conta no seu caixa, uma transação de recebimento é lançada automaticamente. Mas o que seria sua gestão então?

Conciliação bancária

Este é um termo que você precisa se familiarizar, conciliar, que quer dizer conseguir acordo entre os sistemas. Em outras palavras, quando você recebe um pagamento em sua conta de créditos ou débitos, se faz necessário verificar quando a transação é efetivada na conta de sua operadora e conciliar com o sistema financeiro, dar baixa, alterar o status para “RECEBIDO”. Faz parte deste processo de conciliação também, registrar as taxas cobradas por sua operadora no seu sistema financeiro, desta forma os saldos de ambas as contas ( OPERADORA x SISTEMA) devem “bater”.

Saber os saldos com precisão lhe dá a oportunidade de você prever gastos e investimentos.

Outros tipos de Entradas

É natural, seu negócio, receber de outras formas, é o caso de locações de espaços, etc. a gestão dessas entradas  é mais uma tarefa para o gestor. O Sistema financeiro vem te ajudar no sentido de projetar esses valores, assim é possível, contar com estas entradas para gastos futuros.

Veja que a gestão dos recebimentos vai além do fluxo do caixa, ela incluí todas as formas dos seus recebíveis. Se organize, faça esta gestão diariamente, semanalmente, mas nunca deixe de fazer, isso vai resultar em sucesso financeiro.

Essa é a parte, na minha opinião, onde a maioria dos empresários “pecam”. Gerem bem o que entra, mas deixa o que sai à desejar. Porém, é a gestão mais importante, ter o controle de seus gastos é fundamental e isso não tem discussão para os salões que querem e buscam sucesso.

Despesas Fixas

Categorize e registre no sistema financeiro para salão de beleza, todas as despesas fixas, faça uma projeção a longo prazo, registrando 6 ou 12 meses.

Por que categorizar? Simples, porque você precisa saber onde você gasta mais e precisa de sua atenção.

Por que registrar? Porque você precisa ter o controle de seus gastos para tomar decisões do tipo: Quando e quanto posso investir? Quanto vou lucrar? Quanto falta para lucrar? Por que não estou lucrando?

Essas e outras perguntas não serão respondidas com “achismos”, é preciso por tudo no papel – digo, no sistema financeiro, só assim você obterá as respostas corretas.

Despesas fixas são todas aquelas que temos todos os meses e na maioria das vezes não tem como ficar sem estes consumos, por exemplo: Água, Energia elétrica, Internet, Pê-Agá, Contabilidade, etc.

Despesas Variáveis

Ao contrários das fixas, as despesas variáveis vão surgindo ao longo do mês, elas podem ser um “problema”, se não tiver alguém monitorando e controlando, pois roubam de seu lucro, ou podem ser “comedidas”.

De novo, categorize, sempre! Tenha uma visão onde está havendo gastos desnecessários e faça cortes.

Registre tudo, só assim você terá uma visão panorâmica, de preferência registre de forma projetiva, essa é a melhor forma, se você já sabe que vai ter estes gastos, projete, por exemplo: na média você gasta R$ 600 por mês com um fornecedor, registre este valor, assim você saberá se no próximo mês poderá gastar os mesmos R$ 600 ou poderá gastar mais ou menos.

Comissões

Seu sistema financeiro calcula automaticamente as comissões, porém é preciso “PROJETAR’. Acostume-se com este termo: “projeção financeira“.

Vamos lá, imagina que todas as segundas-feiras você faz os pagamentos das comissões de seus profissionais, você não precisa esperar a próxima segunda-feira para saber quanto vai ter de saldo em suas contas. Baseado em médias, registre estes pagamentos, isso é projeção financeira. Depois na hora de consolidar você terá o valor real.

Estar preparado é a melhor ferramenta que o empreendedor pode ter, para isso esteja sempre a um passo a frente.

Pró-labores e lucros

Se você recebe pró-labore ou lucro, só saberá destes valores via projeção, “achismos” é complicado. Acho que este mês vamos faturar R$ 1.000 ou acho que… Usufrua do seu sistema financeiro, usando todas as ferramentas que ele te dá, você tem a ferramenta, agora depende de você saber usá-lo.

Paramos um momento para discutir sobre o cartão de crédito. Ele pode ser seu aliado ou o vilão.

Nem vou alongar este artigo falando de misturar empresa com a casa, mas falaremos do uso do cartão de crédito pessoal. Não há problemas em você usar seu cartão de crédito pessoal para sua empresa, às vezes tem aquela promoção bacana e está sem o cartão corporativo, ou simplesmente ainda não tem um cartão corporativo.

Primeira dica que damos é a seguinte, trabalhe com um sistema de “reembolso”, o que quer dizer? Quando você usar seu cartão pessoal, cadastre esta despesa no sistema financeiro para salão de beleza, e no dia dos vencimentos, faça um pagamento, neste caso para você mesmo, daquele valor. Assim, você não mistura a gestão das contas. Mas faça isso com parcimônia, com cuidado, sem exageros.

O ideal é a empresa ter seus cartões corporativos, é o melhor cenário. Desta forma, é possível cadastrar seus cartão no sistema financeiro, registrar e consolidar as faturas, e termos uma projeção fiel dos gastos, e é claro, categorizar tudo – despesas com fornecedores, despesas com material de limpeza, despesas com material de escritório, despesas com alimentação, etc.